Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Wikipaz

Para APAZ, el Extituto de Política Abierta y Policéntrico, la protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de los participantes de Wikipaz es muy importante. Por esto hemos diseñado esta política de almacenamiento y tratamiento de los datos ingresados en la plataforma Wikipaz y estamos comprometidos con la protección y el manejo adecuado de los mismos, conforme el régimen legal de protección de datos personales aplicable en Colombia.

La Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Wikipaz establece de manera específica la forma como dichos datos serán protegidos y tratados de acuerdo con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en materia de protección de datos, así como las demás normas que modifiquen, regulen o amplíen dicha regulación.

CAPÍTULO I - DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1.

ARTÍCULO 1 :DEFINICIONES
. Para efectos de la aplicación de las disposiciones contenidas en esta política, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por:
1-Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
2-Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3-Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
4-Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
5-Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros). Para efectos de la presente política, el Extituto de Política Abierta y Policéntrico advierten el carácter facultativo que tiene el titular del dato personal para suministrar este tipo de información en los casos en los cuales puedan solicitarse.
6-Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
7-Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Wikipaz, los encargados del tratamiento serán el Extituto de Política Abierta junto con Policéntrico. Particularmente las personas bajo la responsabilidad de dichas organizaciones, que por virtud de la autorización y de la Política de Datos tienen legitimidad para someter a tratamiento los datos personales del titular. Las personas autorizadas expresamente por el Extituto de Política Abierto y Policéntrico para el manejo de los datos se dará en virtud de un acuerdo de confidencialidad, donde también medie obligación de utilizar dichos datos conforme a esta Política.
8-Autorizado: Serán las personas dentro del Extituto de Política Abierta, y Policéntrico, que por virtud de la autorización y de la Política tienen legitimidad para someter a tratamiento los datos personales del titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
9-Habilitación o estar Habilitado: Es la legitimación que expresamente y por medio de un contrato de confidencialidad, otorgue el Extituto de Política Abierta y Policéntrico a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales terceros en encargados del tratamiento de los datos personales entregados o puestos a disposición.
10-Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
11-Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. El Extituto de Política Abierta y Policéntrico son los responsables del manejo que se dará a la base de datos del ejercicio Wikipaz.
12-Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
13-Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
14-Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
15-Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
16-Wikipaz: Wikipaz es una plataforma que se desarrolla en el marco del proyecto “Paz con Impacto Local” (Impact Local Peace), un proyecto en el cual participan varias organizaciones de la sociedad civil para reflexionar sobre el significado de los conceptos de sociedad civil, paz e inclusión en el contexto nacional y local. El producto de la información recolectada se utilizará para la redacción de un texto académico.

ARTÍCULO 2. OBJETO. El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que se van a recolectar en el marco del proyecto WIKIPAZ.

ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
. El presente manual será aplicable a los datos personales registrados en el marco del proyecto WIKIPAZ.  

ARTÍCULO 4. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto número 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”. La Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Wikipaz establece de manera específica la forma como dichos datos serán protegidos y tratados de acuerdo con dichas disposiciones, así como las demás normas que modifiquen, regulen o amplíen dicha regulación. Lo no establecido expresamente en esta Política se entiende está regulado y regido por las normas citadas.

ARTÍCULO 5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. La información recolectada será utilizada en el marco del proyecto “Paz con Impacto Local” (Impact Local Peace), un proyecto en el cual participan varias organizaciones de la sociedad civil colombiana para reflexionar sobre el significado de los conceptos de sociedad civil, paz e inclusión en el contexto nacional y local. El producto final de este ejercicio será un texto académico que logre registrar cuál es la noción que tiene la sociedad civil no-organizada sobre la paz.  Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, las personas autorizan el tratamiento de los datos. A su vez, Wikipaz se compromete a garantizar el anonimato de los datos en la información producida a partir del tratamiento, con el objetivo de proteger a los titulares.

CAPÍTULO II  

ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte del Extituto de Política Abierta y Policéntrico requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos en la plataforma web Wikipaz.  Tanto el Extituto de Política Abierta y Policéntrico en su condición de responsables del tratamiento de datos personales, han dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Con la mencionada autorización, el titular acepta las políticas y condiciones que se establecen en el presente documento.  

ARTÍCULO 7. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.  La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos de Wikipaz.  Así, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por el titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2102. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

CAPÍTULO III DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al EXTITUTO DE POLÍTICA ABIERTA y POLICÉNTRICO, en su condición de responsables del tratamiento.  
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al EXTITUTO DE POLÍTICA ABIERTA y POLICÉNTRICO, en su condición de Responsables del Tratamiento.  
c) Ser informado por el EXTITUTO DE POLÍTICA ABIERTA y POLICÉNTRICO previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.  
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.  
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 9. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.  Tanto el EXTITUTO DE POLÍTICA ABIERTA como POLICÉNTRICO tendrán presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, harán uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentran facultados debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el EXTITUTO DE POLÍTICA ABIERTA y POLICÉNTRICO se comprometen a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.  
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.  
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
e) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.  
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.  
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.  
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.  
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Siguiendo las recomendaciones éticas en materia de privacidad y seguridad de los principios para el desarrollo digital, Wikipaz evitará la divulgación en los resultados compartidos al público, de contenido que pueda representar noticias faltas, desinformación, contenido sexual o discursos de incitación al odio. Podrá hacer referencia general a que se recibió dicho contenido, pero sin propagarlo.

CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN  

ARTÍCULO 10. DERECHO DE ACCESO.
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.  Asimismo, el titular tiene derecho a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad.  El EXTITUTO DE POLÍTICA ABIERTA y POLICÉNTRICO garantizarán el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o de su representante o apoderado, lo solicite según lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Los titulares y usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico: extitutopa@gmail.com  de conformidad con esta Política de Privacidad.  Deben incluir en la solicitud los siguientes datos: • Nombres y apellidos. • Tipo de documento. • Número de documento. • Teléfono. • Correo electrónico. • País. • Asunto.  

ARTÍCULO 11. RESPUESTA A CONSULTAS. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.  

ARTÍCULO 12. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo lo podrá presentar el Titular mediante el correo electrónico que dispone el EXTITUTO DE POLÍTICA ABIERTA. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia la Corporación recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cuatro (4) días hábiles e informará de la situación al interesado.  2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 13: PREGUNTAS O SUGERENCIAS Si usted tiene alguna pregunta o consulta acerca del proceso de recolección, tratamiento o transferencia de su información personal, o consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión por favor envíenos un mensaje a la siguiente cuenta de correo electrónico: extitutopa@gmail.com. Para mayor información, sobre Wikipaz, la identidad, domicilio y formas de contacto puede consultarlo en la siguiente dirección www.wikipaz.co. Este sitio web, tiene consigo mismo los términos y condiciones, aplicables a los servicios y productos publicados los cuales pueden ser consultados para mayor información.